Ga naar de inhoud
Let op: Om de gebruikerservaring op deze site te verbeteren gebruiken we cookies.

STAGES BIJ USERFULL

Documentbeheer - het ideale document management systeem (DMS) vormgeven

illustration

WAAROM DIT PROJECT ?

Organisaties werken doorgaans altijd met documenten. Het doel, de aard en eigenschappen van deze documenten kan echter verschillen per organisatie. Ook de manier waarop medewerkers ermee omgaan kan verschillen per organisatie. Dit is allemaal belangrijke informatie om het juiste DMS te bepalen.
Bij elke organisatie is het dus een vraagstuk welk DMS het meest optimaal is. Om dit beslissingsproces te versnellen werkt Userfull graag een optimale DMS-omgeving uit voor verschillende scenario’s die als een onderlegger kunnen dienen bij de keuze voor de beste holistische oplossing.

WELKE ACTIVITEITEN ZAL JE KUNNEN UITVOEREN ?

In dit stageproject krijg je de kans om je analytische, creatieve en probleemoplossende skills tot uiting te brengen door onder andere :

De verschillende scenario’s te bepalen :

  • Welke onderscheid maken we tussen documenten ? Heeft het rechten ? Welke grootte heeft het ? welke acties mogen en moeten ermee uitgevoerd worden (bijvoorbeeld verboden om specifieke documenten door te mailen of te printen) ?
  • Op basis van dit onderscheid in documenten stel je enkele scenario’s op waar je later je utopische DMS-omgeving op zal baseren. Deze scenario’s kunnen omschreven worden zoals een persona. Wat zijn de bepalende onderscheidende factoren ? Je schept echt een duidelijk beeld van het gebruiksgedrag van documenten. Dit mag in tekst, maar ook visueel duidelijk gemaakt worden volgens je eigen skills.

Een overzicht op te stellen van de bestaande systemen en hun combinaties per scenario:

  • Welke systemen bestaan er vandaag en/of in de nabije toekomst ?
  • Worden ze best individueel of in combinatie met een ander systeem gebruikt ?
  • Wat zijn de sterke punten en limitaties van elk systeem in elk scenario ?

De koppeling te maken tussen de scenario’s en types van organisaties :

  • Je bepaalt de factoren waarop organisaties ingedeeld kunnen worden. Bv. Hoe is de organisatie ingedeeld ? Hoe gebruikt ze haar documenten ? Hoeveel documenten zijn er ?
  • Je bepaalt hoe een type organisatie gekoppeld kan worden aan jouw opgestelde scenario’s.
  • Indien mogelijk koppel je een budgetinschatting aan elk scenario.

WAT IS JOUW RESULTAAT ?

Je levert een stappenplan/matrix op waarin je een type bedrijf makkelijk kan koppelen aan het best passende scenario en dus het optimale DMS.
Deze oplevering moet begrepen kunnen worden door iedereen. Met andere woorden, management, business alignement, maar ook niet technische profielen in de betreffende organisaties moeten deze matrix begrijpen en kunnen gebruiken.

Je bouwt kort gezegd de best practice die Userfull in de komende jaren zal hanteren en aan hoe het haar klantdocumentsystemen op zal zetten.

Dit stageproject kan nog uitgebreid worden met volgende pistes:

  • Rapportering op documenten. Zo kunnen bedrijven de controle houden over wanneer documenten doorgemaild worden, hoe vaak ze gedownload worden, door wie ze gebruikt worden,…
  • Autodistruction van documenten. Sommige bedrijven verwijderen alle documenten van een jaar oud. Hoe kunnen we dit automatiseren en in welke scenario’s wordt dit op welke manier gedaan?
  • Autoarchiving. Sommige bedrijven willen alle documenten na een bepaalde datum automatisch archiveren. Hoe kunnen we dit automatiseren en in welke scenario’s wordt dit op welke manier gedaan?

 

illustration

OVER ONZE STAGEPROJECTEN

Alle projecten omvatten zowel de analyse, het ontwerp, de praktische uitvoering, testen en optimalisaties, oplevering alsook documenteren. De verschillende stappen zullen samen in een projectplan gegoten worden dat opgesteld wordt door de student(en) met hulp van de stagebegeleider. Project management behoort ook tot het takenpakket alsook het capteren van de noden met de ‘klant’ (= iemand van Userfull). Met andere woorden : je leert hier op projectmatige basis van A tot Z werken. 

Alle projecten kunnen zowel door 1 persoon als door een groepje van 2 studenten uitgevoerd worden. De exacte scope van het project (wat lever je wel en niet op) bespreken we samen naargelang of je alleen bent of samen werkt.

Bij de stageprojecten hebben we geprobeerd aan te geven waar de focus op ligt (Applicatieontwikkeling, Systeem- en Netwerkbeheer of Softwaremanagement). Heb je een andere insteek of richting gekozen, geen zorg, je bent meer dan welkom eender welk stageproject aan te vragen. We willen hiermee gewoon duiding bieden rond waar de focus op ligt.

 

illustration

OVER STAGE LOPEN BIJ USERFULL

Userfull staat garant voor een stagewerking waarbij je als stagiair binnen je projecten veel vrijheid krijgt om mee te denken en het project mee vorm te geven naar jouw interesses en de zaken die jij wilt leren. Naast de projectwerking zorgen we ervoor dat je je volledig onderdeel van het team voelt door je als een volwaardige Userfuller te behandelen. We hebben een tuin met volleybal-veld ter beschikking waar je met de mede-stagiairs (elk jaar hebben we er zo’n 10-tal) het kan opnemen tegen de Userfullers en we bieden de mogelijkheid veel bij te leren, zowel op persoonlijk vlak als binnen je IT-expertise. Je zal niet alleen bijleren rond je eigen project, maar ook rond hoe een projectwerking binnen een IT-bedrijf eruit ziet alsook hoe we noden van klanten vertalen naar IT-projecten, hoe collega’s business analyse doen of tijdens onze UF Academy : kennisdeling rond eender welk topic dat collega’s en externen maar willen delen. 

WAT DOET USERFULL? 

Userfull biedt IT-advies en –implementatie aan : wij helpen klanten groeien door advies te bieden op vlak van IT en welke projecten ze kunnen uitvoeren gegeven de noden die ze als organisatie en als mensen hebben alsook door deze projecten te implementeren, al dan niet met behulp van partners met een specifieke expertise.

Klik hier voor een filmpje over een dag werken bij Userfull.