Userfull werkt samen op afstand via samenwerkingsplatform

Omwille van de uitzonderlijke omstandigheden in Brussel beslisten we om niet iedereen naar het kantoor te laten komen. Met de ingesteldheid om van deze situatie iets positiefs te maken, namen we de kans om een experiment uit te voeren: alle medewerkers kregen de keuze om heel de week vanop afstand te werken en zo ons samenwerkingsplatform in een andere dimensie te testen. Hieronder onze bevindingen:

Gebruiker staat centraal

Niet iedereen neemt zijn computer van het werk mee naar huis. Toch kon iedereen van thuis uit aan alle applicaties (zoals CRM en Skype for Business) die hij/zij nodig had om te kunnen werken. Het enige dat nodig was, was een internetverbinding. Iedereen vertrok steeds vanuit een persoonlijk dynamisch dashboard dat dient als startscherm waaruit alle apps van overal geraadpleegd kunnen worden. Dat startscherm kan met één login op alle mogelijke devices geraadpleegd worden.

Daarnaast krijgt ook iedereen op het dashboard automatisch een overzicht van de projecten waaraan hij werkt en document-sites van bijvoorbeeld klanten of projecten. Het is dus volledig gepersonaliseerd naar de gebruiker toe.

Elke gebruiker is anders en werkt meer in een bepaalde omgeving naargelang zijn functie of manier van werken. Omdat alle applicaties aan elkaar gelinkt zijn in het samenwerkingsplatform, komt alle informatie die we nodig hebben terug in de app waar we het liefst in werken. Omdat alle informatie en apps in de cloud en niet op een lokale server staan, had iedereen overal toegang tot alle werkgegevens.

Vergaderen

Naargelang de aard en de noden van elke meeting kon iedereen kiezen welke manier van vergaderen ze gepast vonden.

Telefonisch vergaderen

Telefonisch vergaderen deden we meestal met onze laptop en headset op Skype for Business via het internet. Voor korte overlegmomenten was telefonisch vergaderen zeer geschikt. Er werd efficiënt en to-the-point overlegd omdat het meestal een kort functioneel één-op-één-gesprek betrof.

"Bij telefonische vergaderingen misten we vooral de non-verbale signalen voor langere gesprekken en vergaderingen met meerdere personen. We konden moeilijker inschatten hoe onze gesprekspartners reageerden op wat we zeiden omdat we alleen maar verbale feedback kregen." - Stefan

We kwamen echter tot de conclusie dat telefonisch vergaderen over het algemeen geen goed alternatief is voor traditionele meetings. Bij telefonische vergaderingen misten we vooral de non-verbale signalen voor langere gesprekken en vergaderingen met meerdere personen. We konden moeilijker inschatten hoe onze gesprekspartners reageerden op wat we zeiden omdat we alleen maar verbale feedback kregen. Normaal kunnen we ook veel van de lichaamstaal aflezen. Denk maar aan gezichtsuitdrukkingen, lichaamshouding, ...

We merkten dat de non-verbale communicatie vooral nodig was bij vergaderingen waar meerdere collega’s aanwezig waren. We hadden bijvoorbeeld meetings met 3 tot zelfs 7 personen. Op traditionele vergaderingen kunnen sprekers de reacties van alle deelnemers gedeeltelijk aflezen aan de lichaamstaal, ook al uiten ze hun mening niet via het gesproken woord. Dit ontbrak bij de telefonische vergadering: ofwel moest iedereen zijn akkoord of aanwezigheid uiten, ofwel bleef de spreker in de onzekerheid over de meningen van alle deelnemers. Dit bemoeilijkte de besluitvorming. Het was voor de sprekers ook moeilijker om zelf boodschappen uit te zenden omdat we enkel het gesproken woord konden hanteren zonder bijvoorbeeld bepaalde zaken te illustreren met onze handen, te tekenen, ...

Vergaderen via conference call

Een conference call was vaak een beter alternatief dan het telefonisch vergaderen omdat we hier ook non-verbale communicatie konden aanwenden. Functioneel gezien had een conference call ook enkele voordelen: er kon gebruik gemaakt worden van een gezamelijk zicht op documenten zoals notities, de meeting-agenda, technische documenten, projectstatus, ...

"Er kon gebruik gemaakt worden van een gezamelijk zicht op documenten zoals notities, de meeting-agenda, projectstatus, ..." - Caro

Het kiezen van de locatie vergt enkele vereisten. Omdat een conference call veel visueler is, vereist dit ten eerste een goede internetverbinding. Daarnaast kozen we allemaal voor rustige ruimtes zonder stoornissen of achtergrondgeluiden. Iedereen moest zich op de meeting kunnen focussen.

Op de hoogte blijven van wat er leeft binnen het bedrijf

Contextuele communicatie

We maakten gebruik van een communicatie-applicatie waarin we updates plaatsen over specifieke klanten of projecten. Binnen deze communicatie-applicatie is er telkens een feed geïntegreerd per klant of per project die als voordeel heeft dat er geen context meer gecreëerd dient te worden. Alle relevante projectcommunicatie is in elke feed steeds beschikbaar en we moeten niet in mails of documenten op zoek gaan naar de juiste informatie. Een ander voordeel is dat iedereen die op de hoogte moest zijn, op de hoogte was.

"Wij hebben georganiseerd dat elke werknemer dagelijks automatisch één mail krijgt met een overzicht van alle updates die geplaatst zijn over klanten of projecten die elke werknemer aanbelangt." - Georges

We moesten de communicatie-applicatie zelfs niet openen om op de hoogte te blijven of om updates te plaatsen omdat alle applicaties met elkaar gelinkt zijn. Wij hebben georganiseerd dat elke werknemer dagelijks automatisch één mail krijgt met een overzicht van alle updates die geplaatst zijn over klanten of projecten die elke werknemer aanbelangt. Elke communicatiefeed is ook zichtbaar binnen de pagina van elke klant of project in het CRM-systeem en ook daar kunnen updates geplaatst worden.

Whereabouts

Ondanks dat we onze collega’s of projectmedewerkers niet fysiek zagen op kantoor, wisten we toch waar zij aan werkten en waar zij waren. Daardoor bleven we perfect op de hoogte van elkaars whereabouts. We behielden de gewoonte dat iedereen zijn planning plaatste in de kalender in Outlook. Zowel in Outlook als in Skype for Business konden we dan zien of zij al dan niet beschikbaar waren en op welke locatie iedereen zich bevond.

Overal samenwerken met iedereen, niet in silo's

Iedereen heeft toegang tot alle documenten omdat ze niet op een lokale fileserver staan. Alle gegevens staan centraal in de cloud. Daardoor werkte iedereen op dezelfde data en werkte iedereen samen en niet in silo’s. Zo voorkwamen we bijvoorbeeld dat iedereen een versie lokaal op zijn laptop opsloeg en dit telkens opnieuw doormailde en er zo verschillende versies ontstonden van hetzelfde document. Als er iemand iets verkeerd zou doen aan een document, konden alle documenten teruggezet worden naar een vorige versie.

Efficiënte tijdsbesteding

We hebben gemerkt dat onze tijd veel efficiënter wordt besteed. Collega’s bespaarden elke dag tot 4 uur die ze normaal gezien kwijt zijn aan het reizen van en naar kantoor. Vaak zitten collega’s verspreid over verschillende locaties bij onze klanten. Het nam altijd enorm veel tijd in om dan alle deelnemers van de vergadering op kantoor te verzamelen. Door nu vergaderingen uit te testen tussen collega’s die van thuis uit werken en collega’s die bij klanten zitten, gingen de reiskosten omlaag en de uren die verloren zouden zijn geweest aan reizen konden productiever besteed worden.

"Thuiswerken was ideaal voor taakgericht en planmatig te werken. We werden minder snel afgeleid door kleine vragen van collega’s." - Tim

Daarnaast was thuiswerken ideaal voor taakgericht en planmatig te werken. We werden minder snel afgeleid door kleine vragen van collega’s. Als we met elkaar in één ruimte zitten, krijgen we sneller de neiging om collega’s aan te spreken met bepaalde vragen dan wanneer we dat via chat of mail moeten doen.  Bovendien konden we dankzij de link tussen de Outlook-kalender en Skype in de Skype-status telkens zien of de collega wel beschikbaar was voor een gesprek. Zo konden we hen zoals gewoonlijk voor kleine (niet-dringende) vragen via de chat-functie aanspreken.

Conclusie

De cruciale rol voor het al dan niet slagen om van op afstand te werken zijn de werknemers zelf. Zij moeten zich er actief voor openstellen.

Vooral op vlak van communicatie zijn er veel uitdagingen. De technologie is voorhanden, maar dan is het aan ons om ze juist in te zetten. We moeten duidelijke afspraken maken met onze communicatiepartners over hoe we een vergadering gaan organiseren om geen kleine nuances te missen.

"De technologie is voorhanden, maar dan is het aan ons om ze juist in te zetten." - Robin

Zo hebben wij er voor gekozen om bij meetings met veel aanwezigen een moderator aan te stellen om iedereen aan het woord te laten en iedereen bij het gesprek te betrekken. Hij moet ook nuances die je normaal mist tegenover traditionele meetings, toch proberen toe te voegen. Denk maar aan iemand die bevestigend knikt, zucht, met de ogen draait, verwarrend kijkt, ...