'Office of the Future', dan toch een betekenisvolle term!

'Office of the Future', 'het nieuwe werken', 'NWOW',... Verschillende termen die voor ons hetzelfde betekenen en waar we dagelijks mee geconfronteerd worden. De vraag die velen zich stellen is of dit nu weer een nieuwe trend is zonder echte inhoud.

Userfull is zelf één van die organisaties in België die de overgang maakte naar het nieuwe werken en we geven dan ook al enkele jaren advies aan anderen om stap voor stap te groeien naar een future proof manier van werken. 

We jagen graag de verwarring rond het nieuwe werken de wereld uit door onze ervaring te delen en betekenis te geven aan deze term. 

Op 26 november 2019 hostten we samen met HP het event 'Office of the Future' voor een selecte groep enthousiaste ondernemers om hen wegwijs te maken in het nieuwe werken. De belangrijkste tips delen we graag in deze blog voor wie er jammer genoeg niet kon bij zijn.

Waarom de evolutie naar het nieuwe werken? 

Er is niet één reden waarom de manier van werken een transformatie ondergaat. Verschillende factoren spelen hier een rol, waaronder: 

  • Meer verkeer, meer file, meer frustraties onderweg naar het werk. Dus we gaan meer flexibel werken, bijvoorbeeld van thuis uit.
  • De taken van de Belgische werknemer zijn met de jaren steeds complexer geworden. De huidige manier van werken beperkt ons steeds meer om die complexiteit mogelijk te maken terwijl de werkomgeving en technologie net die nieuwe manier van werken zouden moeten ondersteunen.
  • Work life blend. De jongere generatie is de toekomst, maar zij zijn minder vertegenwoordigd dan de oudere generatie en hebben daarom de luxe om meer te verwachten van een job. Er is een gedachtenshift aan de gang van 'moeten werken' naar 'willen werken'. We verwachten dat ons privéleven en ons werk meer in elkaar overvloeien om onze drukke agenda's en sociaal leven te kunnen blijven combineren. We willen onze manier van werken zelf bepalen om het gezamenlijke doel van de organisatie te behalen. Het resultaat telt, niet de manier waarop dit bereikt wordt. Een 9 to 5 job met regels en procedures past gewoonweg niet meer in de huidige verwachtingen. 
  • Ook de markt (je klanten) verwacht steeds meer van een organisatie. Het is een constante strijd om 'uniek' te zijn en vooral te blijven. Als je uniek wil zijn heb je unieke mensen nodig, werknemers die nadenken, out-of-the-box handelen, kortom een team dat echt meerwaarde biedt aan je organisatie. Als dit team de helft van zijn waardevolle tijd moet opofferen aan administratieve taken die niets te maken hebben met jouw core business, is dat een verloren zaak. De nieuwe manier van werken biedt oplossingen om tijd vrij te maken voor wat echt belangrijk is. 
  • We zijn bewuster van onszelf en van ons welzijn en verwachten dan ook dat de werkomgeving een positieve invloed heeft op dit welzijn. Een kantoor dient een gezonde omgeving te zijn die focus versterk en stress zoveel mogelijk reduceert.
  • ...

De belangrijkste conclusie is dat een veranderende maatschappij en straffere technologische vooruitgang een andere manier van werken nodig heeft. 

Wat houdt het nieuwe werken dan concreet in? 

Het nieuwe werken ziet er voor elke organisatie anders uit volgens haar persoonlijke doelen en noden. Het is dus belangrijk om na te denken wat je net wil bereiken en in die richting stappen te ondernemen. 

Er zijn wel enkele trends die typerend zijn voor het nieuwe werken die we je alvast kunnen meegeven:

  • Een open bedrijfscultuur is belangrijk om de werknemers de nodige vrijheid en verantwoordelijkheid te geven om uniek te zijn en op creatieve manieren de bedrijfsdoelen te halen. Meestel resulteert zich dit in een horizontale structuur en open werkplek waar de hiërarchie niet zo voelbaar is en de drempel naar het management dus lager ligt. Dit zorgt voor open communicatie, meer overleg, meer nieuwe ideeën dio bij de juiste personen terechtkomen. 
  • Een gebouw dat aangepast is aan het nieuwe werken. Een kantoor moet multifunctioneel zijn en de werknemers in staat stellen om hun verschillende taken optimaal uit te voeren. Zittende en staande meetings, groepmeetings en one-on-one's, focus boots, clean desks, call hoekjes, standing desks, casual praathoekjes, brainstormruimte en materiaal, videocall-materiaal,...
  • Technologie dat aangepast is aan de nieuwe manier van werken. Het mag geen verschil maken of je thuis werkt of aanwezig bent op kantoor. Dat lukt niet wanneer je niet aan dezelfde documenten kan of de communicatie moeilijker verloopt. Bestanden en applicaties in de cloud is daarom veelvoorkomend bij bedrijven die hun werknemers toelaten op afstand te werken. De digitale werkomgeving is op die manier op elke locatie identiek en toch beveiligd. Ook op vlak van hardware moet er nagedacht worden over de juiste technologie. Is het wel handig dat iedereen nog een desktop heeft staan op het werk als ze van overal werken? Is het handig om een 15" laptop te hebben als je de hele dag onderweg bent naar klanten? Kan je met enkel een laptop een goede presentatie geven op elke locatie? Heb je nog een scherm op het werk nodig, of zet je deze beter thuis bij je werknemers? Zowel de hardware als software moeten de werknemers ondersteunen in hun specifieke taken. Hetzelfde materiaal voor iedereen is vaak niet meer de juiste keuze.
  • Beveiliging van op afstand. Als je werknemers, je toestellen en je software zich overal in België of zelfs internationaal bevinden, moet je ook controle hebben over al deze zaken vanuit één centraal punt. Zo kan je elke laptop vanop afstand wipen, updates uitvoeren, software installeren,...
  • Bring your own device. Werk en privé smelten niet enkel fysiek samen, maar ook digitaal. Waarom moet je nog een werk- en privélaptop of smartphone hebben? Met de juiste beveiliging houdt dit geen enkel risico in voor jou als werkgevern. Bovendien kunnen je werknemers een eigen laptop of smartphone kopen die bij hen past terwijl jij deze van hen huurt. 
  • Aanmoedigen van groei. Geef je werknemers de kans om opleidingen te volgen, niet enkel in hun specifieke branche, maar eventueel ook in de richting van hun interesses of functie waarin ze willen groeien. Help hen de persoon te bekomen die ze willen zijn. Employer branding wordt steeds belangrijker om loyale en gemotiveerde werknemers te kweken.
  • ... as a service. Waarom zou jij je druk maken om laptops, updates, server,... als dit niet jouw core business is? Tegenwoordig kan je zelfs gemakkelijk laptops leasen zodat ze volledig in het beheer vallen van een externe organisatie en jij krijgt meer tijd vrij om waarde te bieden aan je klanten. 
  • Automatisatie. Is alles wat je nu met de hand doet ook noodzakelijk manueel te beheren? Bestaat er na al die jaren geel standaard tool op de markt die jou geld en tijd bespaart zodat je andere dingen kan doen? De boekhouding hoeft niet manueel of via je eigen custom tool te gebeuren. Er bestaan genoeg tools die al veel data automatisch verwerken. Als een software/taak geen directe meerwaarde heeft voor de klant, kan je beter nadenken over hoe je hier zo weinig mogelijk tijd aan spendeert. Dit is een oefening die je best regelmatig en voor elk proces uitvoert om te garanderen dat je steeds tijd en energie pompt in wat je klanten en werknemers echt belangrijk vinden. Een ander voorbeeld is rapportering. Wat als je elke dag, week of maand een overzicht hebt van de productiviteit van elk proces; van de waarde van elke klant; van je financiële evolutie;...? Dan kan je pas gericht groeien en verbeteren. 
  • ...

Er zijn dus heel veel zaken die je stelselmatig kan omvormen tot een future-proof alternatief. Wij raden dan ook aan om de analyse te doen en stap voor stap te werk te gaan in plaats van meteen een hele digitale transformatie te ondergaan terwijl je werknemers helemaal niet klaar zijn voor al die verandering. Chanche management is hierin een sleutel tot succes.

Hoe kan ik nu zelf aan de slag met al deze informatie?

Userfull kijkt samen met een organisatie naar haar processen, systemen, mensen, organisatie en technologie zodat we weten dat elke stap die gezet wordt een stap in de goede richting is voor de specifieke situatie van de organisatie.

We bepalen samen de langetermijndoelen en stippelen een traject uit over de afgesproken periode waarin je stelselmatig groeit richting dit doel. 

Jij kan zelf ook een eerste inzicht krijgen in hoe jouw organisatie er vandaag voor staat in de relatie tussen business en IT aan de hand van een handige online tool. De BusinessITscan geeft onze klanten al enkele concrete tips tot verbetering waar ze zelf mee aan de slag kunnen. Als je ervoor kiest op het einde van de scan Userfull toestemming te geven tot de resultaten, nemen wij graag vrijblijvend contact op om de resultaten samen te bespreken. We merken dat consultingtaal vaak moeilijk begrepen wordt en de concrete next steps daarom uitblijven. Wij zorgen dan voor een heldere vertaling en omzetting naar duidelijke stappen voor de toekomst. 

Meteen starten met je gratis scan? Dat kan hier: https://businessitscan.itsteamwork.nl/nl-nl/Start-Sneak-Preview/ref/usrfll

 

 

TIP: Als je nieuwsgierig bent naar meer informatie over de BusinessITscan vind je hier een onepager terug, waar je ook de sneak preview (gratis) of volledige scan kan starten: https://businessitscan.userfull.be/