Enterprise Business Process Analysis: wat u niet wist dat uw bedrijf nodig heeft

Bedrijven besteden steeds meer aandacht aan bedrijfsanalyse om hun performantie en omzet te verbeteren. Doordat bedrijven vaak niet de tijd hebben om deze analyse zelf uit te voeren, ontstond er een specifieke markt van bedrijven die zich specialiseren in deze Enterprise Business Process Analysis (of EBPA).

Deze EBPA-markt deelt zich op in vier segmenten die hieronder verder worden toegelicht:

  • Strategy-To-Execution;
  • Business Process Analysis;
  • Enterprise Architecture;
  • Business Process Automation.

Afhankelijk van het soort bedrijf of de core business van het bedrijf, ligt de focus sterker op één van deze segmenten dan op de andere. Ook bedrijven die EBPA aanbieden hebben vaak een voorkeur of expertise in één van de vier segmenten.

Strategy-To-Execution

Dit segment spitst zich vooral toe op de strategie van het bedrijf, meer bepaald op de vraag “hoe zet ik mijn visie om in concrete acties”. Beslissingen worden gemaakt op basis van de link tussen visie en dagelijkse werking. De nadruk ligt hier op de stakeholders en hoe bedrijfsprocessen en –activiteiten meerwaarde kunnen bieden aan deze stakeholders. Als uw bedrijf zich focust op ecologie maar één van uw bedrijfsprocessen bestaat uit veel papierwerk, dan is er iets misgelopen in de vertaling van visie en strategie naar concrete uitvoering.

Een goede toepassing van Strategy-To-Execution ondersteunt de vernieuwing van uw bedrijf. Zo ontdekt u bijvoorbeeld een nieuwe markt die u kan betreden of een proces dat u beter aanpast omdat het helemaal niet past binnen de visie van uw bedrijf.

Business Process Analysis

De bedrijfsprocesanalyse richt zich op het verbeteren van bestaande bedrijfsprocessen. Het woord “verbeteren” nemen we in een ruime context: het kan gaan over het besparen van tijd en geld, het eenvoudiger maken voor uw werknemers of het aanpassen van processen.

De eerste stap in zicht krijgen op bedrijfsprocessen, is om deze visueel te maken door ze stap voor stap uit te schrijven en ze uit te tekenen in schema’s en workflows. Deze visuele representaties van de bedrijfsprocessen worden dan best op een centrale plaats in het bedrijf gedeeld zodat alle werknemers op de hoogte zijn en heel de organisatie dus op dezelfde golflengte zit. Er zijn verschillende professionele BPA-tools op de markt om de meer ingewikkelde processen te controleren en te documenteren, maar in essentie is een Visio-workflow maken een goed begin om de manier van denken te introduceren bij uw bedrijf.

Daarna kunnen de analisten aan de slag om logisch na te denken over deze processen, ongeacht de automatisatie die al dan niet gepland is voor deze processen. Dit is een belangrijk punt, want een geautomatiseerd proces is niet altijd een beter proces. Als u voor het aanvragen van een dag verlof 21 A4-pagina’s moet invullen en u daar gemiddeld anderhalf uur over doet, kost het u inderdaad minder tijd als u de documenten via een digitale, zelf-aanvullende applicatie in twintig minuten kunt invullen. Het proces durt dan misschien minder lang, maar het is daarom niet verbeterd: analyseren of die 21 pagina’s echt nodig zijn en of het proces vereenvoudigd kan worden ongeacht de digitalisatie is wat het proces uiteindelijk zal verbeteren.

Enterprise Architecture

Enterprise Architecture gaat over de structuur van uw bedrijf, waar de bedrijfsprocessen deel van uitmaken. De bedrijfsarchitect brengt niet enkel in kaart welke processen het bedrijf heeft, maar ook welke gegevens waar worden opgeslagen, welke applicaties er draaien, hoe het ICT-netwerk eruit ziet en alle dataverbindingen hiertussen. Daar waar de analist zich toespitst op proceswerking, bekijkt de de architect het groter geheel: waar de processen zich bevinden, of de architectuur optimaal is en waar er eventueel stukken weggehaald of bijgebouwd moeten worden om uiteindelijk het bedrijf op een hoger niveau te brengen.

De bedrijfsarchitect houdt zich ook bezig met de beveiliging van uw bedrijfsarchitectuur, van alle processen en gegevens.

De focus van de bedrijfsarchitect ligt in de eerste plaats in het opbouwen van een architectuur die goed en veilig werkt, maar daarnaast let hij ook op de duurzaamheid van de architectuur. Ook de bedrijfsarchitect die het netwerk en de bedrijfsinfrastructuur ontwerpt, moet op lange termijn denken. Hij denkt daarbij aan de duurzaamheid van zijn oplossingen, aan het ecosysteem en aan hoe er later verder gebouwd kan worden op de architectuur die hij vandaag uitbouwt.

Business Process Automation

Als u aan Business Process Automation (BPA) wil doen, heeft u eerst een globaal beeld van de processen nodig. Niet alleen welke stappen het proces inhoudt, maar ook de frequentie waarop het proces doorlopen wordt, de communicatie die nodig is bij dit proces, hoe die communicatie verloopt, enzovoort. Processen die vaak uitgevoerd worden, staan normaliter bovenaan de lijst om geoptimaliseerd, gedigitaliseerd, vereenvoudigd en/of (deels) geautomatiseerd te worden.

Data wordt best zoveel mogelijk centraal bewaard zodat alle applicaties en processen dezelfde up-to-date gegevens kunnen gebruiken en aanpassen. Hiervoor zijn er verschillende standaard applicatiepakketten op de markt, veel van deze oplossingen kunnen dan op een zinvolle manier aangepast worden aan de specifieke noden van uw bedrijf.

Analyseren is investeren

We haalden reeds in de inleiding aan dat uw bedrijf niet hoeft te kiezen voor één van deze segmenten. Een volwaardige bedrijfsanalyse richt zich namelijk op het totale plaatje. Het is vanzelfsprekend dat de visie en strategie van uw bedrijf bepalen hoe uw architectuur eruit ziet en in hoeverre en op welke manier uw processen opgebouwd en geautomatiseerd worden. Bedrijven kiezen daarom voor een EBPA-specialist die hun core business en de specifieke doelstellingen van het bedrijf goed begrijpt. Door niet voor een “one-size-fits-all”-systeem te kiezen maar te investeren in een solide platform en applicaties afgestemd op core processes, investeert u meteen in de toekomst van uw bedrijf. Een goede bedrijfsanalyse zorgt ervoor dat u een betere marktpositie vergaart en het bereiken van uw doelstellingen ondersteunt, waardoor u een groei van de waarde van uw bedrijf geborgd kan worden. Uw bedrijf grondig analyseren is dus investeren in de toekomst.

Meer info nodig of eigen ervaring delen? Tweet naar @Userfull_ICT met hashtag #ufbpm!