De ingrediënten van een effectieve samenwerking 4/4: Applicaties

In deze vierdelige blogserie bespreken we alles wat uw bedrijf nodig heeft om de samenwerking op de beste, meest productieve, efficiënte en prettige manier te laten verlopen. Omdat dit een IT-blog is, kijken we natuurlijk voornamelijk met een IT-bril en richten we ons op de applicaties die u daarbij kunt gebruiken, en hoe deze het meest effectief te hanteren. De hoofdgedachte hierbij is dan steeds: Hoe kunt u de systemen die u implementeert zo goed mogelijk laten aansluiten bij de menselijke en fysieke omgeving waarin ze gebruikt zullen worden, om een effectieve samenwerking te bevorderen?

In de eerste twee artikelen in deze serie bespraken we de meer ‘softe’, menselijke aspecten van samenwerking, en de kenmerken van de fysieke omgeving die samenwerking het beste ondersteunt. In het laatste artikel bespraken we drie manieren waarop IT-oplossingen dan het beste kunnen worden toegepast om samenwerking te ondersteunen, en om veelvoorkomende problemen met samenwerking te omzeilen. We bespraken in dat artikel CRM-systemen, Enterprise Social Media, en Collaboration Software.

In het huidige artikel gaan we verder met nog eens drie categorieën van software en hoe deze de samenwerking binnen uw organisatie kunnen verbeteren. We hebben het dan over PIM’s (Personal Information Managers zoals Outlook), Real-Time communicatie software (ook wel bekend als unified communications software), en een voorbeeld bij uitstek van allesomvattende productiviteitssoftware; Office 365. Aan het eind van dit artikel vindt u nog enkele concluderende tips naar aanleiding van deze serie.

Hoe kunnen PIM's de samenwerking verbeteren?

PIM’s zijn software applicaties die fungeren als persoonlijke organizers; een beetje als een virtuele versie van de PDA die u in de jaren negentig wellicht nog gebruikte. Waarschijnlijk de meest bekende - en met ongeveer 90% door bedrijven wereldwijd meest gebruikte - is Outlook. Een ‘no-brainer’ voor de verbetering van samenwerking met behulp van dergelijke programma’s is natuurlijk het afstemmen van afspraken en delen van informatie omtrent projecten en vergaderingen middels de agenda-functie van zo’n PIM. Maar er is meer.

  • Combineer uw PIM systeem bijvoorbeeld met Collaboration Software zoals Sharepoint om ervoor te zorgen dat u nog flexibeler informatie kunt delen, en nog gemakkelijker kunt samenwerken aan documenten en projecten.
  • Zorg ervoor dat informatie uit uw PIM-agenda en documenten toegankelijk zijn vanaf elk apparaat dat binnen uw bedrijf gebruikt wordt. Zo wordt het delen en het gebruiken van die informatie op ieder gewenst moment en op iedere gewenste plaats gemakkelijker.
  • Samenwerken gaat gemakkelijker wanneer u niet constant door de stress van een overvolle email inbox afgeleid wordt. Maar wij hoeven niet de slaven te zijn van onze email: om uzelf van dat juk te bevrijden leest u bijvoorbeeld in dit artikel over het slimmer managen van uw inbox.

Unified Communication Software en effectieve samenwerking

Real-Time communicatiesoftware (denk aan Skype, of Lync) is bedoeld voor het - de naam zegt het al - in real-time communiceren met collega’s of zakenpartners. De zakelijke variant van Skype, Lync (dat binnenkort verder zal gaan onder de naam Skype for Business), biedt mogelijkheden om direct te chatten, video- audio- of VoiP-gesprekken te voeren, en zo dus op afstand met elkaar te vergaderen. Ook is het mogelijk om bestanden te delen via dergelijke systemen. Dit biedt belangrijke aanknopingspunten voor het vergemakkelijken van samenwerking:

  • Een eerste probleem dat u kunt oplossen met Real-Time communicatiesoftware is het probleem dat een persoon niet altijd aanwezig is. Een vergadering kan tegenwoordig gelukkig ook virtueel worden bijgewoond. Waar dan ook op de planeet dat iemand zich bevindt, met een goede internetverbinding kan er altijd virtueel worden samengekomen, om over relevante issues te praten. Plaats- en tijdonafhankelijk werken wordt hiermee vergemakkelijkt, wat natuurlijk allerhande voordelen met zich meebrengt. En u hoeft zich ook nooit meer af te vragen of die-en-die wel aanwezig is voor een spoedoverleg: u kijkt gewoon of de status ‘beschikbaar’ aangeeft.
  • Unified communication software maakt samenwerken ook op heel kleine, praktische manieren makkelijker. Lync maakt het bijvoorbeeld mogelijk om een Lync Meeting bij te wonen door middel van een muisklik of aanraking van uw touchscreen: u hoeft alleen maar op "join meeting" te klikken vanuit uw (Outlook-)agenda op uw computer, laptop of mobiele apparaat.
  • Real-Time communicatiesoftware kan ervoor zorgen dat het nog gemakkelijker wordt om expertise uit verschillende afdelingen van het bedrijf op een enkele (virtuele) plaats bij elkaar te laten komen. Shared Notes van Lync maakt het bijvoorbeeld mogelijk dat twee medewerkers tegelijkertijd in het zelfde bestand aanpassingen kunnen doen. Dit zorgt ervoor dat u sneller kan doorschakelen, en gemakkelijker over de grenzen van silo’s heen kan samenwerken.

Een integrale IT-aanpak voor de beste resultaten: voor medewerkers en voor klanten

De noodzaak en het gemak van een integrale aanpak van IT is al vele malen eerder besproken. Een nieuw systeem of een nieuwe applicatie moet vanuit een centraal vertrekpunt worden geïmplementeerd, en dat moet zijn om zoveel mogelijk te verbeteren binnen het bedrijf: zowel de afhandeling van aanvragen van klanten, het vinden van nieuwe klanten of opportuniteiten, als de samenwerking tussen medewerkers binnen afdelingen en tussen verschillende afdelingen. In het *eerste artikel* van deze serie bespraken we al de voordelen van zo'n verbeterde samenwerking binnen uw bedrijf.

Welnu, Office 365 is zo’n integrale oplossing voor productiviteit en samenwerking op de werkplek. Het integreert verschillende vormen van productiviteit- en samenwerkingssoftware, zoals Enterprise Social Media, Collaboration Software, een eigen PIM-systeem en Real-Time Communicatiesoftware. Vandaar dat we dit systeem hier nog kort specifiek benoemen.

Het belangrijkste voordeel van een overkoepelend IT-systeem zoals Office 365 is dat het te allen tijde aangepast kan worden aan de manieren van samenwerken die binnen uw bedrijf of organisatie, of nog specifieker binnen uw afdeling of projectgroep, het meest gewaardeerd worden. Het is uw keuze: op afstand, of juist samen in een comfortabele, kleine vergaderruimte; in uw eigen tijd of in real-time samenwerken aan hetzelfde document. Dit alles sluit perfect aan bij het basisgegeven dat IT-oplossingen moeten volgen op de manier waarop mensen het liefste samenwerken, wat in de regel de beste resultaten levert.

Enkele praktische manieren waarop Office 365 het samenwerken gemakkelijker maakt:

  • Handige beheersconsole om eenvoudig gebruikers toe te voegen of licenties te wijzigen.
  • Zowel off- als online samenwerken is mogelijk.
  • Single sign on: gebruikers hoeven slechts éénmaal in te loggen voor toegang tot zowel hun PC als office (én online omgeving).

Afsluitende tips voor een effectieve samenwerking binnen uw bedrijf:

Aan de hand van deze serie van blogs over de ingrediënten van een effectieve samenwerking, willen we u tot slot nog even wat tips meegegeven. Dit zijn tips om in het achterhoofd te houden, bij het plannen of uitvoeren van uw project om de samenwerking binnen uw bedrijf te verbeteren.

  • Het verbeteren van de samenwerking in uw bedrijf moet op verschillende niveaus worden gefaciliteerd: bij de individuele medewerker, in de bedrijfscultuur; in de fysieke werkomgeving en in de technische infrastructuur.
  • Het verbeteren van de samenwerking is iets dat door alle leden van de directie gedragen moet worden. Zorg dat CIO, CMO, Sales Manager, een eventuele cultuur-coördinator en CEO op dezelfde pagina zitten wat betreft de noodzaak van een ingreep ter verbetering van de samenwerking. Hetzelfde geldt voor de uitvoer van het uiteindelijke project.
  • Focus uw aandacht bij de communicatie naar medewerkers op "what's in it for me?". Zorg ervoor dat de voordelen van een aanpassing in werkwijzen, ruimtelijke inrichting of IT-structuur worden gecommuniceerd naar de medewerkers, in termen van hoe het hun dagelijkse werk zal vergemakkelijken.
  • Draag als directie uw verantwoordelijkheid voor het slagen van een project ter verbetering van de samenwerking door het goede voorbeeld te geven: maak zelf zichtbaar gebruik van de nieuwe tools, spreek in de bewoordingen die u van uw medewerkers wilt horen.
  • Besef dat IT altijd moet worden gezien als ondersteunend in het proces; maak dus voordat u start een assessment van de manier waarop mensen binnen uw bedrijf van nature al samenwerken, wat zij prettige manieren vinden om samen te werken en wat voor uw organisatie effectieve samenwerking eigenlijk betekent. Als u alle medewerkers betrekt in de opzet van IT, zullen zij zich beter gewaardeerd voelen. Dit maakt het makkelijker om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen.

Wij wensen u alvast veel succes met het ontsluiten van het verborgen potentieel binnen uw bedrijf of organisatie, door het efficiënter maken van de samenwerking. Was deze blogserie daarbij nuttig? Laat ons zeker iets horen.