De ingrediënten van een effectieve samenwerking 3/4: IT-oplossingen

In deze vierdelige blogserie bespreken we alles wat uw bedrijf nodig heeft om de samenwerking op de beste, meest productieve, efficiënte en prettige manier te laten verlopen. Omdat dit een IT-blog is kijken we natuurlijk voornamelijk met een IT-bril en richten we ons op de applicaties die u daarbij kunt gebruiken, en hoe deze het meest effectief te hanteren. De hoofdgedachte hierbij is dan steeds: Hoe kunt u de systemen die u implementeert zo goed mogelijk laten aansluiten bij de menselijke en fysieke omgeving waarin ze gebruikt zullen worden, om een effectieve samenwerking te bevorderen?

In de eerste twee artikels in deze serie bespraken we de meer ‘softe’, menselijke aspecten van samenwerking, en de kenmerken van de fysieke omgeving die samenwerking het beste ondersteunt. In het artikel over ‘de samenwerkende mens’ bespraken we de 12 kenmerken van een effectief samenwerkende organisatie, en hoe u samenwerking in uw bedrijfscultuur kunt verankeren. In het artikel over de fysieke werkomgeving passeerden verschillende tips de revue voor het inrichten van een werkomgeving die zo goed mogelijk aansluit bij de manieren van samenwerken die medewerkers en managers vandaag de dag als meest plezierig en effectief waarderen.

In het huidige artikel komen we dan toe aan de IT-kant van het verhaal: Hoe u uw verschillende systemen en applicaties kunt toepassen om de samenwerking op de werkvloer te ondersteunen. De hoofdvraag van dit artikel (alsook van het hierop volgende, afsluitende deel) zal dan zijn: Hoe kunt u verschillende systemen en applicaties het beste inrichten om de samenwerking zo plezierig, gemakkelijk en effectief mogelijk te laten verlopen?

Hoe IT-oplossingen obstakels voor betere samenwerking uit de weg ruimen

Om niet een uitputtende lijst van beschikbare integrale IT-oplossingen en losse applicaties te bespreken, beperken we ons in dit artikel en het artikel dat hierop volgt tot een lijst van 6 belangrijke manieren waarop veelvoorkomende problemen met samenwerking opgelost kunnen worden. Vandaag bespreken we dan de slimme manieren om samenwerking te bevorderen met behulp van CRM, Enterprise Social Media en Collaboration Software.

1. Hoe kan CRM de samenwerking vergemakkelijken

Een veelvoorkomend probleem in organisaties en bedrijven is dat er te veel in 'eilandjes' ofwel silo's gewerkt wordt. De linkerhand weet niet wat de rechterhand aan het doen is, zogezegd. Het vernieuwde Dynamics CRM is dan een goed voorbeeld van een systeem dat bedoeld is om alle medewerkers van alle afdelingen van het bedrijf middels één enkel systeem alle beschikbare informatie van de klant te laten inzien, inclusief informatie afkomstig van sociale media.

De integratie van data en processen met betrekking tot marketing, sales, en klantenservice betekent allereerst dat de samenwerking tussen verschillende afdelingen vloeiender kan verlopen. Een belangrijk voordeel van een effectief samenwerkende organisatie is hierbij dat de klantervaring veel prettiger wordt op het moment dat verschillende afdelingen en client facing employees toegang hebben tot dezelfde informatie over de klant. Iedereen kent natuurlijk de frustratie vanuit de klant, wanneer dit niet het geval is!

Een goed CRM systeem legt de relatie tussen verschillende entiteiten (accounts, contacten, opportuniteiten), en helpt kennis vanuit verschillende afdelingen samen te vloeien, wat leidt tot betere voorspellingen van bijvoorbeeld uw sales funnel.

Tips voor het ondersteunen van de samenwerking met een goed CRM-systeem:

  • Combineer uw CRM met sociale netwerktools om het gemakkelijker te maken voor medewerkers van verschillende afdelingen om met elkaar te communiceren over een individuele klant, of over algemene processen.
  • Uw CRM-systeem kan ook worden gebruikt om marketing-, sales- of klantenserviceprocessen van begin tot eind inzichtelijk maken, waarmee het bijdraagt aan snellere decision making. Een overzicht van data uit Microsoft Dynamics CRM kan bijvoorbeeld worden gebruikt in een vergadering, om snel inzichten te illustreren, op basis waarvan een bepaalde strategie kan worden beargumenteerd.

2. Effectiever samenwerken dankzij Enterprise Social Media

Enterprise social media zijn sociale platforms die er specifiek op gericht zijn om medewerkers van een bedrijf in staat te stellen efficiënter samen te werken. Of u nu kiest voor Microsoft’s Yammer, Jive of SocialCast: het implementeren van een sociaal netwerk voor uw bedrijf kan ervoor zorgen dat er aantoonbaar grote stappen worden gemaakt in het vergroten van de snelheid waarmee kennis gevonden en gedeeld kan worden.
Omdat het ook het werken op afstand vergemakkelijkt, draagt het tevens bij aan het verlagen van de kosten voor communicatie en reiskosten. Het sociale aspect van dergelijke interne netwerken zorgt er ook voor dat verborgen interne expertise gevonden wordt, en (niet geheel onbelangrijk) de medewerker wordt er vrolijker van.

Tips voor het ondersteunen van de samenwerking met Enterprise Social Media

  • Zorg ervoor dat de implementatie van sociale netwerktools in uw bedrijf echt gepaard gaat met een gerichte campagne om te communiceren hoe deze tools het werk voor de individuele medewerker gemakkelijker maken. Voor meer tips over hoe u dat kunt doen, kunt u dit eerdere artikel over enterprise social media raadplegen.
  • Maak Enterprise Social media beschikbaar op alle hardware die in het bedrijf gebruik worden gemaakt; van laptops en desktops op de individuele werkplek, tot iPads en tablets in de kleine, comfortabele vergaderruimtes tot mobiele apparaten die vanuit huis kunnen worden gebruikt.

3. Informatie-uitwisseling met Collaboration Software

Collaboration software is gericht op het effectiever delen van informatie binnen een bedrijf of organisatie, ten bate van de samenwerking. SharePoint, is een voorbeeld van zo'n platform, en dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatie-uitwisseling en (online) samenwerking binnen een organisatie. Een belangrijk concept daarbij zijn de libraries of bibliotheken waarin documenten kunnen worden opgeslagen en gedeeld. Andere functionaliteiten die in SharePoint bestaan voor het uitwisselen van informatie zijn onder andere fora, enquêtes, taken en agenda's. Doel hierbij is dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden.

Tips voor het ondersteunen van de samenwerking met Collaboration Software

  • Het delen van documenten binnen dit soort platforms zorgt ervoor dat verschillende collega’s tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken. Dit is een mooie feature om te onderstrepen bij de communicatie omtrent het implementeren van een dergelijk systeem: beeldt u eens in hoe gemakkelijk het wordt om samen aan hetzelfde document te werken als u niet steeds heen-en-weer hoeft te mailen?
  • De Meeting Workspace in Sharepoint maakt het bijvoorbeeld mogelijk om documenten en andere data die te maken hebben met een bepaalde vergadering op een vaste, voor iedereen toegankelijke plek te koppelen aan die vergadering, of het project waar het om gaat. Koppel dit aan de technologie en connectiviteit die u heeft voorzien in vergaderruimtes voor een enorm gemak bij het samenwerken in kleine of grotere groepen.

Wat volgt?
In het laatste deel van deze serie blikken we terug op alle ingrediënten van een efficiënte samenwerking. Daarnaast bespreken we daarin nog - zoals beloofd - mail, toepassingen van Microsoft Office en Unified Communication, en de manieren waarop u die systemen in kunt zetten om effectieve uitwisseling tussen medewerkers te ondersteunen.

Wilt u graag weten hoe deze tools uw bedrijf kunnen helpen? Laat ons dan zeker iets weten.