De ingrediënten van een effectieve samenwerking 2/4: de werkomgeving

In deze vierdelige blogserie bespreken we alles wat uw bedrijf nodig heeft om de samenwerking op de beste, meest productieve, efficiënte en prettige manier te laten verlopen. Omdat dit een IT-blog is kijken we natuurlijk voornamelijk met een IT-bril en richten we ons op de applicaties die u daarbij kunt gebruiken, en hoe deze het meest effectief te hanteren. De hoofdgedachte hierbij is dan steeds: Hoe kunt u de systemen die u implementeert zo goed mogelijk laten aansluiten bij de menselijke en fysieke omgeving waarin ze gebruikt zullen worden, om een effectieve samenwerking te bevorderen?

In het eerste gedeelte van deze serie bespraken we de meer ‘softe’, menselijke aspecten van samenwerking. Vanuit IT-perspectief is het natuurlijk zeer belangrijk om hier een inzicht in te hebben alvorens een infrastructuur te gaan ontwerpen: voor wie moet het systeem gaan werken, wat zijn hun drijfveren en voorkeuren, en hoe maken we het zo gemakkelijk mogelijk voor hen om het nieuwe systeem samen te gaan gebruiken? Lees, als u dat nog niet gedaan hebt, zeker eerst dit artikel voordat u begint aan het huidige.

De verbinding tussen samenwerking, innovatie en werkomgeving

In dit tweede artikel bespreken we de fysieke werkomgeving met aandacht voor de inrichting van de werkplek. Softwaretoepassingen en IT-oplossingen kunnen namelijk - hoe gemakkelijk dat de zaken ook zou maken - niet in een virtueel vacuüm worden bekeken. Zo ook voor innovatie, wat niet uit zichzelf tot stand komt, maar voort komt uit mensen die de koppen bij elkaar steken. De mythe van de geniale ontdekker, die in zijn duistere, afgeschermde werkruimte het ene wonderlijke eureka-moment na het andere beleeft, is inmiddels duidelijk ontkracht. Verschillende partijen bespreken de inrichting van werkruimtes dan ook vanuit een geïntegreerde visie op samenwerking en innovatie. Wij bespreken hier twee van deze visies.

De toekomst werkplek versus de huidige werkplek

Knoll, een ontwerper van meubelstukken voor de moderne werkplek, nam consultancybureau Ratekin in de arm om een onderzoek uit te voeren naar de kenmerken van succesvolle samenwerking. In het rapport dat hieruit volgde bespreken ze hun visie voor het creëren van de werkomgeving van de toekomst. Deze werkomgeving is perfect toegerust om de samenwerking en verbinding tussen mensen, en de verbinding tussen mensen en technologie te bevorderen. Aan dit onderzoek deden 38 bedrijven mee uit 9 verschillende sectoren, waarbij in totaal ongeveer 300.000 mensen werkzaam waren.

De belangrijkste take-aways uit het rapport zijn als volgt:

  1. De belangrijkste drivers voor ontwikkelingen op het gebied van samenwerking zijn op dit moment de behoefte aan innovatie, en de behoefte aan snellere decision making.
  2. De meest gewaardeerde manier van samenwerking op de werkplek is informeel van aard, sociaal, en wordt door een kleine groep gedaan. De ruimtes waarin het best kan worden samengewerkt moeten flexibel zijn, van de juiste technologische tools en van een goede connectiviteit bediend zijn en comfortabel aanvoelen.
  3. Het huidige aanbod van werkruimtes sluit niet aan bij de samenwerkingsvorm die door medewerkers en leidinggevenden het best gewaardeerd wordt (zie punt 2): de ruimtes zijn niet flexibel genoeg, er is onvoldoende mogelijkheid om de technologische kenmerken aan te passen aan de behoeften van het moment.

Zoals u ziet, zijn de conclusies van andere onderzoekers vergelijkbaar.

Drie thema's om de werkruimte aan te koppelen voor betere samenwerking

Steelcase is gespecialiseerd in de factoren die innovatie op het werk beïnvloeden, en doet hier al 15 jaar onderzoek naar. Ook zij ondersteunen het argument dat samenwerking en innovatie hand in hand gaan. In deze whitepaper doen zij hun huidige visie op de inrichting van de werkplek uit de doeken. De voor ons op dit moment belangrijkste inzichten bespreken we hieronder.

Steelcase signaleert dat hoewel samenwerken steeds belangrijker wordt (zowel in hoe het gewaardeerd wordt door bedrijven als de hoeveelheid tijd die eraan besteed wordt), de inrichting van kantoorruimtes nog flink achterloopt op deze ontwikkeling:

Zoals u in de afbeelding hierboven ziet, gaan we steeds meer in teams samenwerken, maar is het aanbod van werkruimtes nog steeds gefocust op het individuele werken. In het bovengenoemde whitepaper geeft Steelcase heel veel handvatten om dit probleem aan te pakken, en de fysieke werkruimte beter in te richten. Steelcase benoemt drie thema's waaraan we de inrichting van de werkomgeving zouden moeten koppelen voor de meeste impact op samenwerking en innovatie:

  1. Cultuur: De werkplek moet de cultuur van het bedrijf weergeven in termen van aankleding en inrichting. U inspireert werknemers om samen te werken en te innoveren door hen te herinneren aan collectieve successen uit het verleden, of de klanten waar ze het voor doen. Andere elementen die de creativiteit bevorderen zijn natuurlijk licht, kunst, en uitzicht op de buitenwereld.
  2. Technologie en tools: eindelijk, het eigenlijke domein van de IT-manager of medewerker. De aanwezige technologie, hardware en technische infrastructuur zouden vooral als ondersteuning moeten worden gezien. Ze moeten aansluiten bij de manier waarop mensen werken, en samenwerking op de werkvloer maar ook op afstand (denk aan videoconferencing of enterprise social media) vergemakkelijken.
  3. Proces: De inrichting van de werkruimte moet zoveel mogelijk ondersteunend zijn voor het proces. Richt kleine vergaderruimtes bijvoorbeeld flexibel in. Denk aan het potentieel van verticale vlakken om te fungeren als displayruimte voor informatie, of de mogelijkheid om meubelstukken of zelfs sculpturen te herschikken naar gelang de behoefte voor het moment. Google is een voorbeeld van een bedrijf dat dit soort zaken mogelijk maakt voor haar medewerkers.

Concluderend: de werkplek die samenwerken stimuleert

Samenwerking en innovatie gaan hand in hand, en worden steeds belangrijker in deze roerige tijden. De werkomgeving van de toekomst sluit hierbij aan, met veel ruimte voor samenwerking in kleine teams en een informele en flexibele setting, met goede connectiviteit en technologie die het samenwerken ondersteunen. Voor verdiepende informatie over de inrichting van de werkplek ten bate van een goede samenwerking, verwijzen wij u graag naar de papers die in dit stuk geciteerd zijn. Voor meer informatie over werken op afstand en het faciliteren van samenwerking met medewerkers die op andere plekken werken, bekijkt u dit eerdere artikel op het blog van Userfull.

Wat volgt in deel 3 en deel 4

In delen 3 en 4 van deze serie zullen we bespreken hoe verschillende software-applicaties en -systemen in het geheel passen. We bekijken dan hoe deze ingericht moeten worden om de menselijke en fysieke kenmerken van de werkomgeving zo goed mogelijk te ondersteunen in het bevorderen van een goede en effectieve samenwerking. Bent u ook zelf op zoek naar een modernere werkomgeving die innovatief denken stimuleert? Laat ons zeker iets weten.