Wees klaar voor controle op uw softwarelicenties

Sinds kort zet BSA haar campagne rondom controles op softwarelicenties verder. BSA (Business Software Alliance), is een organisatie die de belangen van de softwaremarkt en hardwarepartners verdedigt. Onder hun leden tellen ze enkele IT-giganten zoals Microsoft, Apple, Adobe, SAP en IBM. In opdracht van deze leden voert BSA controles uit op softwarelicenties binnen ondernemingen. De BSA heeft immers de juridische bevoegdheid om licenties te controleren en boetes op te leggen.

En dat het hen menens is, bijkt uit het aantal brieven dat ze naar de Belgische bedrijven verzenden. Er is dus een reële kans dat u er ook één kan/heeft ontvangen.

In de brief staat vermeld dat BSA een preventieve campagne tegen het gebruik van illegale software voert. Wie verder leest, ziet echter dat er ook gewezen wordt op effectieve controles bij uw bedrijf, met een deurwaarder en vergezeld van een verzoekschrift van de Voorzitter van een Rechtbank van Koophandel.

Wat doen na het ontvangen van een brief van BSA

Wat kan u zelf al doen ter preventie?

  • Verwijder ongebruikte PC’s en/of software.
  • Meld aan al uw personeelsleden dat het gebruik van illegale software verboden is. Pas onder meer uw arbeidsreglement aan.
  • Doorgaans stelt BSA u meteen in de brief voor om een bepaalde actie te ondernemen. Ga daar niet onverhoeds op in.

Wat doen als BSA zich aanmeldt aan uw bedrijf?

  • U hoeft hen niet binnen te laten indien er geen gerechtsdeurwaarder aanwezig is met een geldig document. Bij een louter adviesbezoek mag de toegang en de medewerking dus geweigerd worden. Een adviesbezoek kan immers worden misbruikt.
  • Indien er een gerechtsdeurwaarder aanwezig is met een geldig document, verwittigt u best zo snel mogelijk uw IT-partner. Geef geen paswoorden vrij alvorens iemand van uw IT-partner aanwezig is.

Advies van Userfull

Het is raadzaam om een interne audit op te zetten om na te gaan:

  • welke software er in gebruik is
  • of dit overeenstemt met de werkelijk aangekochte licenties
  • of deze licenties uw toekomstplannen en ambities ondersteunen

Hoewel licenties vaak met de meeste zorg en beste bedoelingen beheerd worden, brengt zo'n audit vaak zaken aan het licht waar men zich niet meteen van bewust is. Zo is er vaak toch software in gebruik genomen zonder dat de organisatie daarvan op de hoogte is, aanwezige software die u niet gebruikt en niet past bij uw toekomstplannen en ambities, etc.

Userfull kan u daarbij helpen als stabiele adviesverlener. Uw core business zal beter ondersteund worden omdat u volledig in orde bent, u zich kan focussen op uw kerntaken en uw software gealligneerd is op uw doelstellingen.

Facts & figures