Kennismaking met het RASCI-model

Het RASCI-model is een systeem dat je kan gebruiken om bestaande en/of nieuwe processen te stroomlijnen en om de kwaliteit van processen te verbeteren. De essentie van het RASCI-model bestaat erin taken toe te wijzen aan de juiste personen. Hiermee wordt het duidelijk wie er voor een bepaald project een zekere verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft.

Het model bestaat uit een matrix waarin alle taken worden opgelijst die nodig zijn om een project af te ronden. Deze taken worden dan gelinkt aan personen en de bijhorende rollen die deze personen opnemen.

De rollen

De “R” staat voor Responsible. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van een bepaalde taak.

De “A” staat voor Accountable. Deze persoon is de eindverantwoordelijke voor een taak. Hij moet ervoor zorgen dat de taak wordt uitgevoerd en ook oordelen of het gewenste resultaat bereikt is. Deze taak kan enkel door 1 persoon / taak worden uitgevoerd.

De “S” staat voor Support. Deze personen zullen ondersteunende hulp bieden aan de personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van bepaalde taken.

De “C” staat voor Consultable. De taak van deze personen is ervoor zorgen dat er wordt gecommuniceerd als een bepaalde taak wordt afgerond zodat er naar de volgende taak overgegaan kan worden.

De “I” staat voor Informed. Dit zijn de personen die op de hoogte moeten zijn van de desbetreffende taak en zijn status.

Stappenplan

1. Identificeren en ordenen van alle uit te voeren taken in een logische volgorde:
   Allereerst moet er een checklist gemaakt worden van alle taken die uitgevoerd moeten worden om het project succesvol te kunnen beïndigen. Dit moet ook in een chronologische volgorde worden ingevuld. Hiermee wordt bedoeld dat er een soort stappenplan moet opgesteld worden waarin alle opdrachten staan beschreven. Het is de bedoeling om deze verticaal links in een kolom te zetten. Deze eerste stap is ook meteen de belangrijkste stap. Dit brengt al meteen een overzicht van het uit te voeren project.
2. Overzicht omgeving:
   Vervolgens maak je een overzicht van iedereen in je omgeving/ bedrijf die meewerkt aan het project en de verschillende belanghebbenden.
3. Selecteren van deelnemers:
   Wanneer het overzicht gemaakt is, worden de personen geselecteerd die aan het project deelnemen naargelang de aard van de uit te voeren taken. Elke taak wordt vervolgens overlopen en de juiste mensen worden per taak geselecteerd. Deze personen worden horizontaal bovenaan opgelijst.
4. Bepalen van rollen van deelnemers:
   In deze stap wordt er voor elke taak bepaald welke rol de deelnemers hebben. Dit zijn een eindverantwoordelijke (A), verantwoordelijken (R), ondersteunende hulp (S), consultables (C) en geïnformeerden (I). Het is ook belangrijk dat op voorhand alle rollen duidelijk beschreven worden zodat er geen verwarring ontstaat.
5. Bespreken met iedereen die het project aanbelangt:
   Ten slotte is het de bedoeling om de matrix voor te stellen aan iedereen. Iedereen moet akkoord zijn met alle rollen die zijn ingevuld, alsook met de (volgorde van de) taken. Er moet ook bekeken worden of alle juiste personen wel in het project betrokken zijn. Hier worden ook afspraken gemaakt over manier van werken, manier van communiceren, deadlines etc. In deze laatste stap is het belangrijk dat iedereen het voorstel uiteindelijk goedkeurt.

Flexibiliteit

Het RASCI-model kan veel inplannen maar je kan er niet alles mee “coveren”. Het is dus belangrijk dat de matrix ook flexibel is. Het is belangrijk dat onverwachte veranderingen opgevangen kunnen worden. Er kan bijvoorbeeld iemand ziek vallen, een deeltaak die meer tijd inneemt dan verwacht, een extra taak die gedaan moet worden…

De grote voordelen

De grote sterkte van het model is dat er duidelijkheid is over de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van het project. Dit brengt natuurlijk verschillende voordelen met zich mee:

• Het overzicht komt ten goede van de teamcoördinatie en communicatie. Elke persoon weet bij wie hij terecht moet met een bepaalde vraag.
• Het RASCI-model kan ook perfect worden gebruikt om de pijnpunten van bestaande processen bloot te leggen.
• Omdat taken aan personen worden gerelateerd, zal er nooit dubbel werk gedaan worden. De matrix maakt alles transparant.

Heb je soms moeilijkheden om overzicht te krijgen in je projecten? Of pas je ook reeds het RASCI-model toe? Volg je liever andere modellen zoals Prince2 en Six Sigma? Laat het ons het weten.

Onderstaande categorieën behoren tot dit artikel, wil je er meer over weten? Klik er dan op door.